Août 19 2014

Le Manager Ethique. Episode 19 : le Contrôle 2/2

Le tableau de bord

Tableau bord 1

Le tableau de bord répond aux besoins d’indicateurs sur l’état d’avancement du projet en regard avec ce qui était prévu.

Il recueille des informations tant quantitatives que qualitatives permettant de mesurer la production de chaque personne, unité etc.…

Or cette production connaît des variations. Celles-ci sont dues à toutes sortes de facteurs externes comme la saisonnalité, modifications du contexte, l’arrivée d’un concurrent, le départ d’un client etc.… Un changement dans la loi qui peut être favorable ou défavorable etc.…

Ou toutes sortes de facteurs internes, modification de l’organisation, déménagement, changement de chef…

Ou encore intrinsèque à la personne elle-même, mariage, divorce, rupture de communication avec un collègue ou avec son chef…

Tous ces facteurs sont des variables qui agissent et influencent l’état d’esprit et la motivation. Ce qui conditionne, au final, les comportements et les résultats qui en découlent.

L’on comprend mieux pourquoi ceux-ci connaissent toutes sortes de variations.

En observant la réalité, on peut aisément constater que ces résultats connaissent fondamentalement deux tendances :

·      Soit ils sont en hausse

·      Soit ils sont en baisse

Tableau bord 2

Il est aussi clair qu’un manager efficace a besoin de savoir, le plus en temps réel possible, si ses résultats sont en hausse ou en baisse et, en même temps, on imagine mal quelqu’un qui se comporterait de la même façon avec un collaborateur en train de faire monter ses statistiques et un autre collaborateur dont les statistiques plongeraient en direction de l’enfer.

C’est pourquoi il est IMPORTANT de visualiser ces variations afin d’adapter aussi son comportement managérial en fonction des résultats.

La représentation graphique qui montre clairement, période après période, les hausses et les baisses de production d’une personne puis, par cumul, de l’unité toute entière, reste l’outil de base du contrôle. À l’instar du compteur de vitesse et d’essence dans une voiture.

Tableau bord 3

Il est évident, également, que la feuille de mission, les objectifs et les plans d’actions jouent un rôle, mais en tant que conditions, contexte à l’action tandis que ce « Compteur de vitesse » reste l’outil qui indique où en est la production.

Il indique la VERITE et sans lui, les choses restent floues et ouvrent toute grande la porte à l’arbitraire.

L’unité de production

Nous savons tous qu’il est préjudiciable de confondre les torchons avec les serviettes. Remarque pleine de bon sens surtout lorsque l’on reçoit des invités et que Madame Fringale doit s’essuyer la bouche avec le bon gros torchon à rayure… et se retrouver à aider pour la vaisselle en ne trouvant qu’une mince serviette pour essuyer le faitout.

Pour un vendeur le produit résultant de toute l’activité serait le chiffre d’affaires ou les marges

Et ses sous-produits seraient

  1. Les devis
  2. Les visites
  3. Les RDV pris
  4. Les coupons réponses à ses actions
  5. Le nombre de nouvelles fiches entrées

C’est pourquoi, il est vital, si chacun veut être à même de gérer sa production de connaître ce que l’on est sensé produire.

L’attachée de presse produit des communiqués de presse

Sa statistique pourrait être le nombre de personnes correspondant à l’audience des journaux pour la période au cours de laquelle elle a obtenu des articles.

Maintenant la question à se poser est : quelles sont les actions qu’elle doit mener pour atteindre ce résultat final ?

  1. Elle maintient une base de donnée des journalistes
  2. Elle écrit des articles
  3. Elle communique ces articles
  4. Mailing etc. Elle touche donc un certain nombre de personnes
  5. Elle fait des tournées dans des salons
  6. Elle obtient des articles
  7. Elle calcule l’audience

Elle peut tenir sa stat de production

La méthode est relativement logique même si pour certains postes cela demande de se pencher sérieusement sur la question.

L’idée est formalisée sur deux axes

  1. L’un est d’ordre chronologique… Il décrit les étapes clés du processus d’actions qui conduit au résultat final
  2. Il est quantitatif et indique les quantités produites pour chaque sous produit et pour le produit final recherché.

La qualité est attachée au produit lui même. Une unité de production est une quantité de qualité

Si je fabrique des billes, l’unité de production est la bille, mais comprenons bien qu’une bille carrée ou avec des défauts, n’est pas comptée comme 1 unité.

Si l’unité est le sac de 20 billes, le sac qui est percé ou non conforme au standard en place ne sera pas compté comme 1 unité.

Il est même nécessaire de souligner ici que nous aurons intérêt à regarder de plus près pourquoi certaines billes sont carrées et pourquoi certains sacs sont percés. Une simple inspection permet en général de comprendre ce qui se passe et qui, dans le processus, est directement impliqué dans cette contre production. L’on serait parfois tenté de taper sur les machines, mais nous découvrons que la cause d’un problème est toujours une personne et en creusant un peu plus nous trouvons que l’un des facteurs clés du management (déjà vu ou que nous étudierons plus loin et notamment dans la Deuxième partie) n’est pas en place.

Note : Les différents entretiens qui sont nommés dans les fiches techniques ci-après font l’objet de développements approfondis dans la Deuxième partie

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Chapitre 7 : Échange

Extrait du livre le Manager Ethique


 

 

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